采购合同履行与监控管理办法

第一章 总则

第一条 目的

第二条 适用范围

第三条 管理原则

1. 合规性原则： 合同执行必X相关规定。

2. 计划性原则： 以合同条款为依据，制定详细的执行计划，确保有序推进。

3. 协作性原则： 各相关部门应密切沟通，协同配合，共同保障合同顺利履行。

4. 风险控制原则： 对合同执行全过程进行监督，及时识别和应对潜在风险。

第二章 职责X工

第四条 采购部

1. 作为采购合同执行的主责部门，负责全程跟踪、协调与推进。

2. 负责与供应商的日常沟通，包括订单下发、交货期确认、问题交涉等。

3. 组织或参与到货验收、协调处理质量 / 数量异议。

4. 负责办理付款申请手续。

5. 负责合同资料的归档与管理。

第五条 需求部门 / 使用部门

1. 明确并确认采购需求的技术、质量及使用标准。

2. 参与采购物资的现场验收或性能测试。

3. 对验收合格的物资办理接收或入库手续。

4. 反馈物资使用过程中的问题。

第六条 质量检验部门（如适用）

1. 根据合同约定的质量标准、图纸或样品，对到货物资进行检验。

2. 出具客观、公正的《检验报告》。

3. 对不合格品提出处理意见。

第七条 仓储 / 物流部门

1. 负责接收供应商送达的货物，核对送货单信息。

2. 负责通知相关部门进行验收。

3. 对合格品办理入库手续，并进行仓储管理。

4. 配合进行库存盘点。

第八条 财务部

1. 审核付款申请与合同约定、发票、验收单据的一致性。

2. 按合同约定及时办理支付手续。

3. 负责对采购合同执行的财务监督。

第九条 法务 / 风控部门（如适用）

1. 提供合同执行过程中的法律支持。

2. 参与处理重大合同纠纷与索赔事宜。

第三章 合同执行流程

第十条 合同交底与任务X解

合同签订后，采购部应组织相关部门进行合同交底，明确合同关键条款（如标的、数量、质量、价格、交付、付款、验收标准、违约责任等），并将执行任务X解到各责任部门。

第十一条 订单下达

采购部根据合同条款，向供应商发出正式《采购订单》，明确具体要求、交货日期和地点。订单内容须与主合同保持一致。

第十二条 过程跟踪与催交

1. 采购员应建立《合同执行跟踪表》，定期跟踪供应商的生产进度、备货情况。

2. 对于关键或长周期物资，可要求供应商提供进度报告或进行中期检查。

3. 如发现可能延误交货，应及时向供应商发出催交通知，并评估其对项目或生产的影响，启动应对预案。

第十三条 到货与接收

1. 货物送达后，仓储部门核对货物数量、包装外观是否与送货单一致，并办理签收手续。

2. 如发现数量短缺或包装严重破损，应在送货单上注明，并立即通知采购部和质量检验部门。

第十四条 验收

1. 外观 / 数量验收：由仓储和使用部门共同进行，核对品种、规格、数量。

2. 质量验收： 由质量检验部门或使用部门依据合同标准进行检验或测试。

3. 验收合格后，填写《到货验收单》，参与验收人员签字确认。

4. 验收不合格的，填写《不合格品评X程序处理（如退货、换货、降级使用、索赔等）。

第十五条 入库与领用

验收合格的物资，由仓储部门办理入库手续，X物资领用流程办理领用。

第十六条 发票与付款

1. 采购部收到供应商开具的合规发票后，核对发票信息。

2. 采购部填写《付款申请单》，附上合同复印件、验收单、发票等完X支持文件，提交财务部审核。

3. 财务部审核无误后，按合同约定的付款方式和期限办理付款。

第十七条 合同变更管理

1. 合同执行过程中，任何部门或个人不得擅自变更合同条款。

2. 如因实际情况确需变更（如数量、技术参数、交付时间等），应由需求部门提出申请，经采购部与供应商协商一致后，签订书面的《合同补充协议》或《变更单》，按原合同审批流程重新审批。

第十八条 违约与纠纷处理

1. 发生供应商违约（如延迟交货、质量不符等），采购部应第一时间与供应商交涉，依据合同条款追究其违约责任。

2. 对于重大合同纠纷，采购部应联合法务、财务等部门共同研究处理方案，通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决。

第四章 文档与信息管理

第十九条 合同档案

采购部应为每一份采购合同建立独立的档案，包括但不限于：

- 合同正本及所有附件

- 补充协议 / 变更单

- 采购订单

- 往来邮件、传真、会议纪要

- 验收单、检验报告

- 付款记录、发票复印件

- 违约处理记录

第二十条 信息管理系统

鼓励使用采购管理信息系统（ ERP ）对合同执行全过程进行信息化管理，确保数据准确、可追溯、可X析。

第五章 考核与奖惩

第二十一条 执行考核

第二十二条 责任追究

对因个人失职、渎职导致X造成损失的，将视情节轻重追究相关人员的经济与行政责任。

第六章 附则

第二十三条 制度解释

本制度由采购部负责解释。

第二十四条 生效日期

本制度自发布之日起生效。此前相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

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1.参加考试需提前办理报名，提交个人报名信息表格，报X课、下发教材、签订培训协议；

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3.参加考前集中培训3天；（周四、周五、周六3天培训）

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