铁西区档案馆馆藏档案数字化项目招标公告

一、加工内容、期限和数量

（一）内容

1.案卷级、文件级目录著录；原文扫描（档案扫描、图像处理、图像质检）；目录拟写（会议、人名）；档案数据校核完善（目录、原文）。

2.X限案卷X理（档案借调、案卷X理、编写页号、拆除装订、案卷简单修复、破损档案统计）；原文数字化加工索引（档案条、文挂接）；数据管理、备份、迁移，纸质档案装订并破损装具更换、入库等工作；编制各个环节工作台账，做好登记，造册备查；

3.根据工作实际安排设施设备。所需设备，如计算机、扫描等硬件设备均由中标机构提供；所需耗材，如卷盒、卷皮、卷绳、备考表、宣纸等相关用具、耗材均由中标机构提供；所需数据迁移载体，如光盘、硬盘等载体均由中标机构提供。

4.中标商应为铁西区档案馆免费提供一套单机版档案管理系统，用于日后档案相关管理工作。如若铁西区档案馆后续升级安可替代后，中标商应将部署的该套单机档案管理系统免费升级至国产化版本软件，并将加工的数字化成果移植到新系统中。

针对后期本馆对增量档案数字化的需求，中标商为本档案馆免费部署档案数字化加工系统，以便在做增量档案数字化时提高数字化X体速度与质量。

5.对加工人员进行无犯罪核查；与加工人员签订保密协议；对加工人员进行相应岗前培训；项目执行期间组织定期和不定期业务培训。形成并留存全部材料。

（二）完成期限

自签订合同之日起，X个月内完成项目。

（三）数量

馆藏档案案卷级、文件级目录著录X条；原文数字化X页；最终以当年拨付款项和实际加工的数量核算。最终以当年拨付款项和实际加工的数量核算

二、限价

最高限价X。其中：案卷级、文件级目录著录0.6X/条；原文数字化0.4X/页；拟写目录1.2X/条、增加人名0.XX/个、校核完善目录0.2X/条、校核完善扫描页0.1X/页。

预算金额X。

三、招标要求

（一）根据省市及区财政有关规定，本项目委托社会招标代理机构进行招标。

（二）为顺利完成本期数字化项目，完成项目报名后，招标代理机构须组织全体已报名供应商到馆参加项目情况解答会。

技术要求

一、总体要求

（一）档案数字加工要确保档案原件和信息安全。

（二）档案数字加工全过程要建立工作登记单。

（三）项目执行期间加工人员应服从采购人管理。

二、规范、标准和文件要求

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国保守国家秘密法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》

《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第X号)

《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[X]1号)

《关于严禁用涉密计X的通知》(中保委发[X]4号)

《档案数字化外包安全管理规范》(档办发[X]7号)

《中国档案机读目录格式》(GB/T X-X)

《档案著录规则》(DA/T X-X)

《档号编制规则》(DA/T X-X)

《纸质档案数字化技术规范》(DA/T X-X)

《档案服务外包工作规范》（DA/T X—X）

《归档文件X理规则》（DA/TX-X）

《纸质档案抢救与修复规范 》（DA/T X—X）

《档案修裱技术规范》（DA/T X-X）等

三、档案X理及数字化加工基本要求

（一）档案X理、扫描加工要求

按照《纸质档案数字化技术规范》(DA/TX--X)的要求进行档案数字化加工。

本次项目包括：案卷X理（档案借调、案卷X理、编写页号、拆除装订、案卷简单修复、破损档案统计、案卷级目录著录），文件级目录著录（必著项录入、涉及多人名条目，每条录入以5-X人为标准），原文数字化加工（档案扫描、图像处理、图像质检、图像抽检），索引（档案条、文挂接），数据管理、备份、迁移，纸质档案装订并破损装具更换、入库等工作流程。

1.档案借调

（1）由供应商指定专人和采购人项目管理人员，共同从档案馆相关部门借调纸质案卷，根据加工计划，确定借调案卷数量，填写详细的档案交接清单，借出待加工档案。

（2）档案借调应逐卷清点，案卷封面的档号与调卷单登记档号应一一对应，确保准确无误，同时应做好交接记录。

2.案卷X理

根据案卷实体状况、关联、形成时间，本着尊重档案原始状态之原则，调X案卷和卷内先后顺序及相应档号；统计数量，形成报表。

3.编写页码

（1）重新编制页号。统一采用2B 铅笔，使用阿拉伯数字，从“1”开始编号。

（2）页号编写在文件下面中间位置。

（3）筒子页按正、反两面顺序编制两个页号。

（4）折子页档案按自然折页编页号。

（5）一份文件在卷内被其他档案材料X开导致排列位置不连续，必须调X文件顺序，然后再编制页号。

4.档案装订物拆除

逐卷拆除档案中的原金属装订物（如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等）及一般线装物（如：后期装订线等），注意保护档案不受损害。档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用X边距扫描仪挂边扫描。

5.档案扫描前的纸面处理

档案扫描前应对档案纸面进行平X处理，以消除折X、皱折及遮字等现象，需逐卷检查实体，去除对档案构成危害以及妨碍档案扫描的不利因素，对档案的破损、霉坏等需裱糊的案卷进行登记并作出评定，并登记破损档案，对破损档案进行修复确保档案扫描质量。如有短缺、X卷粘在一起拆不开的案卷应立刻上报管理员，并做登记。

6.案卷修复

档案的修裱必须严格遵循X颁布的《档案修裱技术规范》DA/TX-X，并符合如下原则：

（1）确保档案的安全性；

（2）保证破损档案能恢复完X状态，便于保存和利用；

（3）修裱过程不可弄脏档案；

（4）修裱档案的各种材料不能对档案原件产生任何副作用；

（5）修裱档案使用的各种加固材料是可逆的，即修裱好的档案在使用中损坏了，仍可以进行再次修裱。

修裱工具的选用

（1）粘胶剂使用及配置

修裱档案时一般要使用粘胶剂——浆糊（采用没有面筋的面粉）。

（2）修裱用纸的选择

用纸的要求：尽量选择与档案相近纸张，结合档案损坏程度，综合考量纸张的强度、撕裂度、白度、透明度和厚度等等。

修裱档案的数量与采购人项目管理人员共同认定。

7.档案扫描

档案原件的扫描与存储格式符合国家行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/TX--X)的要求。确保扫描图像清晰有效，并确保原始档案完好无损。

扫描人员严格按照规范填写《档案数字化流程单》《纸质档案扫描工作单》等，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案X理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

（1）扫描方式：根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的专业平板扫描仪或专业图纸扫X图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案也可X，也可以采用小幅面扫描仪X区扫描成多幅图像。不得使用高速扫描仪。

较薄纸张（如信纸、便笺纸）：在用平板扫描仪扫描前，在纸张下加入白色打印纸作衬，并采用低速进行平板扫描。

破损纸张：先进行修复再扫描；将破损纸张夹入透明塑料薄膜内再扫描。

不拆卷档案：对于不能拆卷装订成册的档案采用X边距档案扫描仪。

（2）扫描色彩模式及格式

采用X位彩色模式进行扫描，原始图像扫描为JPEG格式。

（3）扫描X辨率

本项目要求采用彩色模式对档案进行扫描，其X辨率选择≥Xdpi。照片档案、小幅面档案和其他特殊档案（如文字偏小、密集、清晰度较差等）采用≥Xdpi 标准进行扫描。

8.图像处理

（1）图像数据质量检验

①对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

②由于操作不当，造成扫描的图像文件不完X或无法清晰识别时，应重新扫描。

③发现文件漏扫时，应及时补扫，并按顺序插入图像。

④发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调X。

⑤认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

（2）纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，倾斜度不得大于1度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（3）去污

对在扫描过程中产生的图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。 处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。

（4）图像拼接或X区扫描

对大幅面档案进行X区扫描形成的多幅图像，可进行拼接处理，合并为一个完X的图像，以保证档案数字化图像的X体性。拼接时应确保拼接处平滑融合，拼接后X幅图像无明显拼接痕迹。

（5）裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。但应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

9.图像存储

（1）存储格式

采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

（2）图像文件的命名

纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

X.图像质检

供应商必须建立严格的质量检测体系，要有专职质检员和总检员，按档案扫描的质量要求对扫描生成图像的命名及图像文件质量逐页进行检查，发现漏扫的要及时登记并补扫，并按原档案次序将图像插入原位。发现不符合质量要求的图像，要重新扫描后进行替换，对加工数据自检合格，符合《纸质档案数字化技术规范》要求的，才能报送采购人验收。

X.档案装订

（1）认真核对档案页码，总数是否正确，核对文件排列顺序是否正确，发现错误及时纠正，不能处理的上报采购人项目管理人员。

（2）经核对无误的档案，以文件左边沿和下边（底边）沿为准，依次X理X齐，用夹子固定，再装订成册。

（3）在X理过程中，如果发现文件无装订边，在装订时会造成危害文件字符时，应适度镶边后再装订。

（4）对原来已打孔装订的档案，在装订时尽可能利用原孔装订，不能按原孔而需重新打孔的档案，需经采购人项目管理人员同意。打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点一线，既不漏页也不损害文件字符。

（5）系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松紧适度。

装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不可有漏装掉页情况出现。

（6）填写登记表。

及时将装订完毕的档案交库房管理员点收入库。

X.档案归还

档案归还前应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应向采购人申报；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求X%。

归还档案，由采购人、供应商双方项目管理人员共同实施。纸质档案经采购人库房管理人员清点确认后，由供应商完成档案上架工作，并做好移交记录。

（二）目录著录要求

著录标准按照《档案著录规则》（DA/T X-X） 《档号编制规则》(DA/T X-X)要求和采购人的具体要求进行著录。

1.文件级目录著录

（1）按“卷”归档著录项：档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、全宗号、目录号、案卷号、题名、责任者、文件编号、保管期限、文件形成时间、起始页号、页数、密级、控制使用标识为必著项。副题名、脱机载体编号、解密、X类标识、附注、语种等项根据情况填写，档号项系统自动填写。

（2）按“件”归档著录项：档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、全宗号、年度、机构（问题）、件号、题名、责任者、文件编号、保管期限、文件形成时间、页数、密级、控制使用标识为必著项。盒号、副题名、脱机载体编号、解密、X类标识、附注、语种等项根据情况填写，档号项系统自动填写。

2.文件级目录著录要求

（1）文件题名项著录应充X尊重档案原文，有正式题名的照录原有题名。没有题名或者原有题名不能完全反映档案内容，依据内容重新拟写题名，一般包括“责任者+事由+文种”三要素，拟写题名要充X利用摘由、事由、文件内容中的原有词汇，文种应保留原有文种。在做合并著录时，题名要准确概括所有文件内容，做到既完X明确，又简练通顺。

（2）事由指文件“到文面”或“呈批单”事由栏内、用以概括说明文件内容的文字，拟写题名时要认真参考。

（3）责任者是形成文件内容并对其负有责任的机构或个人，机构团体要著录准确全称或规范简称，个人责任者如有职务要写明职务，如无职务则须标明身份信息，如籍贯或工作生活所在地等。在确定文件责任者时要看以谁的名义行文，一般情况下，个人文书作者即是责任者；以单位负责人署名的公务文件责任者应为“行文单位+职务+人名”。往来行文时，不能将责任者与受文者混淆。

（4）文件形成时间（包含起始时间、终止时间）：一般公私文书、信札为发文时间；决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间；条约、合同、协议为签署时间；时间项一律采用公X纪年，其他特殊纪年转化为公X纪年，用8位阿拉伯数字表示，如“X”。考证时间用 []。

（5）语种指档案的书写文字。汉字文件不著录，非汉字文件须依据实际语种著录；汉字和其它文字并存的文件著录“汉日”、“汉英”等。

（6）附注指本条目录中需要特别解释和补充说明的事项，如档案实体状况、含特殊载体情况等。

（7）其他著录项按照采购人要求据实录入，在著录过程中发现工作要求没有明确的，应立即报告采购人项目管理人员，不能私自处理。

（8）个别档案书写潦草、涂改严重，或档案本身保存状况不佳、字迹模糊不清，如有字迹不清楚，须提报采购人项目管理人员，依然无法确定的情况下，可以在系统中录入“□”，难以计数的残缺文字用3个□表示。遇到难以辨认的字，任何人不能凭借猜测进行录入。

（三）项目管理要求

1.供应商在签订合同时应成立项目组，指定专职项目经理，且至少具一年以上档案数字化项目管理经验，未经采购人同意不得随意更换项目经理，若项目经理不能满足采购人工作需求，应按采购人要求及时更换。供应商委派专职软硬件技术人员和库房管理员。供应商须组建一线加工团队应≥X人，其中相应配置的质检人员不低于X%，且加工人员应具有档案数字化工作经验。供应商须按国家相关法规和数字化外包规定管理工作人员，并在采购人监督下进行岗前和定期培训。

2.供应商配置的现场工作人员应与投标时提供加工人员的佐证材料相一致，如有特殊原因，造成个别不一致情况须及时与采购人沟通并取得谅解。当不一致情况超过X%（不含）以上时，加工合同自动废止，由此造成损失，供应商应视情况给予赔偿。

3.供应商中标后应与采购人及时沟通，结合国家有关数字化规范、标准、制度、流程，并根据采购人实际需要，制定出科学合理的项目实施、过程管理、组织架构及人员配置、质量控制、安全保密、培训、员工考核及待遇、售后服务方案等。

4.采购人利用监控系统对本项目实施的全过程进行实时监控。录制现场视频的设备及硬盘由供应商提供，供应商定期向采购人移交监控录像数据，以确保档案实体和数据安全。

5.加工现场X名称、工作区域均标识清楚、管理有序。工作人员要求统一着装，挂牌上岗，并遵守X《档案数字化外包安全管理规范》以及采购人各项规章制度，规章制度上墙展示。工作人员不得在加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入加工场所，并保持工作场所干净、X洁。

6.项目由供应商提供加工服务所需的硬件（包括电脑、扫描仪等），并且提供档案数字化加工软件。软件除具有日常档案数字化功能以外，还需具备对敏感和危险操作进行记录，能够自动捕获操作人员、操作时间、设备记录等功能，以便提供追溯管理。X个项目实施过程中所需的其他耗材如卷皮、目录纸张、备考表、装订线、硬盘等由供应商提供，且应符合国家标准和档案用品规范。

7.加工现场内所有纸质材料的销毁，必须经过采购人项目管理人员认可后方可销毁。项目验收通过后，供应商存储数据的硬盘须拆下交给采购人留存，供应商及服务人员均不得留取任何加工数据。

8.涉及项目人员调配、进度安排等决策问题，须由供应商负责人与采购人项目负责人直接协商解决。

9.每周工作5天，每天工作8小时，周六、周日休息。供应商如因进度等原因须利用休息日加班，应提前征得采购人同意。

X.验收由采购人负责组织，供应商应予以积极配合，并承担相应责任。

X.工作中的正常办公能耗由供应商负责。

（四）档案安全保障要求

供应商须严格遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》，以及国家、省、市及沈阳档案馆相关保密规定和规章制度，与采购人签订安全管理责任书，自觉接受采购人检查监督，确保场所正常秩序和安全。档案扫描工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。如档案有遗失、损坏等情况，采购人将视情节情况严重而定，轻者经济赔偿，重者将追究供应商的法律责任。供应商应与采购人签订保密协议，同时应做到：

1.加强对工作人员的保密教育，与项目工作人员签订保密协议，并及时转交采购人存档。

2.建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

3.不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，供应商不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于供应商过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，供应商承担一切责任。

4.供应商对项目的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时X理、汇总、装订成册，在著录工作完成的同时建立起完X、规范的记录。并建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

5.不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手提电脑、手机、相机、mp3、mp4及其他移动存储介质。

6.完成项目后，双方均对本项目的技术、数据资料保密承担责任。

7.项目过程中须通过专业软件封闭数字化设备的信息出口（光驱、USB端口等），以确保保密安全。本次数字化项目完成后，各台计算机和服务器上的所有有关档案信息，未经采购人同意，任何人不得擅自修改、删除和拷贝。

8.供应商投标本项目的工作人员应严格政治考察，出具审查无犯罪证明，报采购人协查备案。

9.供应商须与采购人签订保密协议，未经采购人书面授权同意，严禁任何人私自查阅档案的内容信息。

X.在馆藏档案数字化项目过程中造成的泄密事故，由供应商承担全部责任。如果工作人员故意泄密，供应商应承担相应的刑事责任

四、质量验收及移交要求

(一)质量要求

1.质检内容：目录数据成果、原文图像成果、档号命名、数据成果挂接、纸质档案X理（X件、排序、编号）、装订。采购人质量检查必须以供应商先期质检合格为前提。

2.质检方式：质检X为供应商自检和采购人检查两种方式。供应商自检要实现对成果数据X%全检；采购人检查X为计算机自动全检和人工抽检。计算机自动全检为数据成果的全部。人工抽检比率不得少于全部数据成果的X%。如数据检验合格率未达到以上标准且经供应商确认后，自行将数据全部进行检查并修改，直到合格。

3.合格率：著录中题名、责任者、形成时间、附注等项正确率要达到X%，密级著录项正确率要达到X%，其他著录项正确率要达到X%；扫描、图处正确率要达到X%；档案X理中X件正确率要达到X%；数据挂接、纸质档案装订正确率要达到X%。

4.移交数据时工作登记单一并移交，经采购人验收通过后，办理正式移交手续后，删除加工用计算机内有关数据。

(二)质量控制措施

质量控制应以供应商自检为主,档案数字化监理为辅的方式进行。

1.供应商的著录、扫描、索引、装订自检应达到X％。

2.供应商应无条件配合档案数字化监理进行质检。

3.加工差错率不得超过合同规定标准，批次检查未达到质量标准的档案，成批退回重新加工，并视情况按合同规定给予相应惩处。

(三)档案数据的存储、备份和移交要求

1.每天加工数据应在当日工作结束前上传至服务端；档案加工的过程数据、成果数据应按照全宗、批次或按月进行离线备份。

2.项目结束时，档案数据除存储于服务端和离线备份设备之外，还应形成移交数据。

3.档案成品数据除存于存储阵列（即挂接单机版软件）外最后移交六份，X别存贮于移动硬盘（两份，每份包含一套JPG格式数据和一套PDF格式数据）和光盘（四份，每份包含一套JPG格式数据和一套PDF格式数据），移动硬盘或光盘内同时存储说明文件、目录文件、电子档案及其原始数据等，移动硬盘或光盘内电子档案的存储结构详见《辽宁省电子档案管理暂行办法》，另目录需单独刻二套档案级蓝光光盘。移动硬盘和光盘由供应商提供。光盘采用档案级蓝光光盘。

4.数据管理和移交必须固定专人负责，不得随意更换。在数据移过程中，如发现私自保留或损毁档案等行为，将依法追究法律责任。

5.项目结束后，供应商须将加工时应用的，具有存储功能的介质留存给采购人。

6.供应商须提供单机版档案查询软件，把所有加工数据挂接档案管理软件中方便使用部门查询利用。