关于开展2024年度市本级住房保障对象档案电子化和纸质化整理工作的采购方案

　　根据住建部《住房保障档案管理办法》和《江门市公共租赁住房管理实施细则》等相关文件要求，加强X住房保障档案管理，确保其完X、准确、安全和有效利用X住房保障档案管理体系，严X住房保障年审等管理X开展X年度市本级住房保障对象档案纸质化和电子化X理工作，具体采购要求如下：

　　一、服务具体内容和要求

　　（一）住房保障对象纸质档案规范化X理工作

　　1、纸质档案建设

　　对X年的X份住房保障对象申请及年审资料建立档案目录册、档案立卷、拟写案卷卷内目录、档案页打码、目录资料装订等，具体以实际资料为准，形成一户一档。

　　格式要求：目录资料装订要打孔接线、确保可以增页；资料内含不规则的资料页，要用A4纸粘贴；案卷封面采用牛皮纸，根据采购方要求的要素进行标识；案卷装盒采用硬纸板档案盒（档案盒按标准规格制作、档案盒正面从上至下印刷相关字样标识。相关字样由采购方不限于单位名称、公共租赁住房审核档案、申请人姓名、户籍所在地、申请表号码、材料名称、立卷单位、审核时间、原申请表号、归档号、缩微号、保管期限、全宗号、X类号、项目号、案卷号等字样范围内进行标识。

　　2、档案电子化

　　对已X理的X份住房保障对象申请及年审纸质档案进行扫描，录入《江门市住房保障档案管理系统》实行电子化管理，形成一户一档。

　　（二）保X项目及住房保障工作资料规范化X理工作

　　根据档案X理相关工作要求，对市本级X-X年的X份保X项目及住房保障工作资料建立档案目录册、拟写卷内目录、目录资料装订等，以及扫描X理进行电子化管理，具体以实际资料为准。

　　（三）服务要求

　　1、档案案卷内的资料排序X齐划一，标识清晰，目录打印无错字，编号无错乱，资料无丢失，案卷X理符合档案X理的相关标准。

　　2、硬纸板档案盒要按规格定做，档案盒的正面、侧面印刷的字样要清晰、无错字漏字。

　　3、案卷入盒要内外目录与盒面标记相一致，不要发生错装资料现象。每份案卷目录要有电子版，移交档案时要提供电子版文档。

　　4、住房保障对象纸质档案转化电子档案录入《江门市住房保障档案管理系统》，要求档案信息准确无误、不缺页、页面清晰，符合采购方要求。

　　二、采购方式

　　本次采购项目不属于集中采购目X上中介服务超市服务清单，拟根据《江门市住房和X自行采购管理办法》开展自行采购。供应商响应时间为采购方案公告后五个工作日内。采购方将根据《X年度市本级住房保障对象档案纸质化和电子化X理工作响应文件评X标准》对响应文件进行综合评定（详见附件）。

　　供应商响应文件需包含以下内容：

　　1、项目响应文件书

　　2、项目响应价格表

　　3、项目服务总体计划和项目实施方案（人员配备、工作设备等）

　　4、项目实施具体工作流程

　　5、供应商经营业务、业绩情况

　　6、供应商档案X理人员信息情况

　　7、项目服务承诺及售后服务内容

　　8、供应商资质资料

　　三、供应商资格要求

　X采购法》第二X采购活动应当具备的条件”；

　　（二）供应商应当是具有合法经营资格的法人，提供有效的企业法人营业执照；

　　（三）供应商应当是具有档案X理服务资质的机构；

　　（四）主要从业人员具有档案X理从业资格或相关档案X理经验；

　　（五）服务供应商未被列X站“失信被执行人或重大X采购严重违X（***违法失信行X采购活动期间。

　　四、服务费用及支付方式

　　服务费用是完成服务内容及要求的含税全包价，采取总价包干方式，所有价格变动的风险均由服务供应商承担。

　　本项目最高限价概算为人民币X（￥X,X.X X），项目内容明细详见表1项目明细表。

表1项目明细表

表2档案X理用品估算清单

　　（一）项目中所有资料份数均为估算，在超出所报份数X%以内的，均按项目总价包干（含所有档案份数和X理用品），超出部X和所有价格变动的风险均由供应商自行承担，采购方不需再向供应商支付任何其他费用; 低于合同要求X理的资料份数的，按实际X理档案份数进行结算。

　　（二）服务费用X三期支付，合同签订且生效后，采购方向供应商支付第一期款项，即合同总价的X%；供应商在完成项目X%工作量后，采购方经确认后向供应商支付第二期款项，即合同总价的X%；待项目完成经采购方验收合格并复核最终档案X理份数后，按实计算服务费用，扣除巳支付金额后结算剩余费用，结算总费用不得超出合同总价。

　　（三）供应商向采购方申请付款时，需先提供相当于采购人付款金额的发票，且收款方、出具发票方、均必须与服务方合同名称一致，否则采购人有权拒绝付款。

　　（四）因采购方使用的是财政资金，在前款X采购支付部门提出办理财政X财政支付部门审核的时间），在规定时间内提出支付申请手续后即视为采购人已经按期支付。

　　五、服务场地及设备

　　（一）本项目在采购方提供的场地内进行档案X理。

　　（二）采购方提供电脑设备；供应商自行提供完成本项目的工作设备、工具耗材，包括扫描仪、高拍仪、打印机、刻录盘片、档案装订耗材（卷内目录、备考表、A4 白衬纸、档案封面等）等全部工作用具。

　　六、项目开展时间及验收管理

　　（一）项目开展时间

　　自签订合同次日起，包括当月在内的四个自然月内完工全部项目，第五个自然月为项目验收时间，供应商需要在此前全部完成、验收合格并交付。

　　（二）验收标准

　　根据住建部《住房保障档案管理办法X有关档案管理规定的验收标准，并按完成总体项目进行检查，合格率达X%进行验收。如发现存在不合格的，供应商需对存在问题进行X改，待X改完成后才能通过验收。

　　（三）监督管理

　　由供应商在档案扫描加工过程中随时进行内部验收，对于已加工的档案，采购方也可以采取抽查和影像利用过程中发现质量或错误问题，及时回退给供应商进行更正或返工处理。

　　七、保密条款

　　双方确定因履行本合同应遵守的保密义务如下：

　　（一）保密内容（包括技术信息和管理信息）：与该项目有关的一切合同、资料、情报等（供应方因申报各类国家资质证书所需提交的资料除外，但必须经过采购方书面同意方可提供）。

　　（二）涉密人员范围：涉及该项目的一切人员。

　　（三）保密期限：永久。

　　（四）泄密责任：双方承担本项目技术情报和资料的保密义务，不得向第三方传泄。不论本项目是否变更、解除或终止，本条款均有效。违反者，对方可追究其违约责任。

　　（五）双方必须履行《江门市住房和X档案数字化加工安全管理制度》，供应商对X理的资料保密，未经采购方书面同意，不得用作其他用途。

　　八、违约责任

　　供应商存在以下违约行为的，采购方有权向供应商收取项目总价款5%的违约金。情节严重的，采购方则有权单方随时终止合同，且供应商应当赔付采购方全部项目支付资金：

　　（一）不接受采购方的监管；

　　（二）遇到问题不及时向采购方汇报其情况；

　　（三）资料审核质量不符合采购方要求的；

　　（四）项目未按采购方约定进度要求完成，超出合同所订日期（即X年X月X日）完工或在X年X月X日前未能全部完成、验收合格并交付的；

　　（五）供应商未按双方签订的采购合同约定条款执行情况。

　　九、争端的解决

　　（一）凡与合同有关而引起的一切争议，双方当事人应当及时协商解决；协商不X起诉。因履行本合同产生争议的，因此产生的相应费用（包括但不限于公证费、评估费、鉴定费、保全费（含保函保费）、诉讼费、送达费、执行费、交通费、住宿费、律师费等全部费用）由败诉方承担。

　　（三）合同按照中华人民共和国的法律进行解释。

　　十、联系方式

　　联系人：X系电话X。

　　联系地址：X

江门市住房和X

X年6月X日

　　附件X年度市本级住房保障对象档案电子化和纸质化X理工作响应文件评X标准